Google aggiunge funzionalità di gestione dei progetti a Documenti e sono piuttosto interessanti

Se hai mai dovuto lavorare su un progetto, sai quanto può essere importante la gestione delle attività associate. Ma alcune persone non hanno bisogno di uno strumento completo di gestione dei progetti. Certo, le schede Kanban sono fantastiche e alcuni giurano sui diagrammi di Gantt, ma in alcuni casi quegli strumenti sono semplicemente troppi.

Se suona come te, Google ha una nuova funzionalità in Documenti che sicuramente piacerà. Questa nuova funzionalità è stata introdotta poco dopo che Google ha portato alla luce la funzione People Chips (che ti consente di chiamare facilmente altri utenti da un Google Doc). Subito dopo quel rilascio, Google ha iniziato a potenziarlo in modo che non includesse solo la possibilità di taggare gli utenti, ma anche di collegare file, aggiungere date e molto altro.

Di recente, Google ha portato questa funzionalità a livelli ancora più alti aggiungendo la possibilità di monitorare lo stato del progetto. Con questa aggiunta, puoi aggiungere progetti, selezionarne lo stato, associare file e aggiungere note. Ma c’è di più. Puoi aggiungere sia una tabella di marcia del prodotto che un tracker delle recensioni, in modo da poter tenere d’occhio la posizione di un progetto e tenere traccia dello stato delle recensioni per varie attività.

Combina queste due funzionalità e avrai uno strumento di gestione dei progetti piuttosto solido (sebbene di base) che può essere facilmente incorporato in un documento Google.

Lascia che ti mostri come utilizzare questa nuova funzione, che funziona sia sulla versione gratuita che a pagamento di Google Workspaces.

Come aggiungere una roadmap di prodotto a un documento Google

La prima cosa che farai è aggiungere una roadmap del prodotto in un documento Google. Questa funzione ti consente di tenere traccia dello stato dei tuoi vari progetti.

Per aggiungere una Roadmap del prodotto (puoi aggiungerne quante ne vuoi), apri un documento di Google Documenti. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri aggiungere la tabella di marcia e digita un carattere @, che rivelerà un menu a discesa in cui puoi selezionare una qualsiasi delle opzioni (Figura 1).

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Il menu a discesa @ in azione su Google Docs.

Seleziona Roadmap del prodotto e l’oggetto verrà aggiunto al tuo documento (figura 2).

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La nostra roadmap del prodotto è stata aggiunta a un documento di Google Docs.

Puoi quindi digitare il nome dei tuoi progetti e aggiungere file e note correlati. Puoi anche modificare lo stato di ogni progetto man mano che si evolvono facendo clic sullo stato del menu a discesa per ogni progetto (Figura 3).

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Modificare lo stato di un progetto è semplice.

Per impostazione predefinita, ci sono tre stati predefiniti. Se devi aggiungerne altri, fai clic su uno stato in uno dei tuoi progetti, quindi fai clic su Aggiungi/Modifica opzioni. Nella finestra pop-up risultante (Figura 4), fare clic su Nuova opzione per aggiungere un nuovo stato oppure è possibile modificare uno degli stati predefiniti.

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Aggiunta di un nuovo stato per la Roadmap del progetto.

Puoi anche aggiungere un Tracker delle revisioni al tuo documento, che semplifica il monitoraggio delle revisioni per le attività del progetto. Questa opzione include solo i campi per Revisore, Stato e Note (Figura 5).

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L’oggetto Review Tracker viene aggiunto a un documento di Google Documenti.

Puoi aggiungere nuovi stati all’oggetto Review Tracker nello stesso modo in cui hai fatto per la Roadmap del progetto.

E quando esaurisci le righe, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riga inferiore e seleziona Inserisci riga sotto (Figura 6).

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Aggiunta di nuove righe alla Roadmap del progetto.

Queste nuove funzionalità non cambieranno il tuo mondo, ma ti permetteranno sicuramente di tenere sotto controllo l’andamento di un progetto senza utilizzare uno strumento completo di gestione dei progetti e tutto dalla comodità di Google Docs.

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